Legalizacja pracy

Zezwolenie na pracę – co to jest?
Zezwolenie na pracę to dokument umożliwiający cudzoziemcowi legalne zatrudnienie w Polsce. Jest ono ważne pod warunkiem, że cudzoziemiec posiada także wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy (procedura uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy opisana jest w osobnym artykule).

Zezwolenie na pracę to dokument umożliwiający cudzoziemcowi legalne zatrudnienie w Polsce. Jest ono ważne pod warunkiem, że cudzoziemiec posiada także wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy (procedura uzyskania zezwolenia na pobyt czasowy opisana jest w osobnym artykule).
Cudzoziemiec nie może pracować, nawet gdy posiada zezwolenie na pracę, jeśli przebywa w Polsce na podstawie:
1. wizy, wydanej w celu:
– turystycznym,
– udziału w postępowaniu azylowym,
– uzyskania prawa do tymczasowej ochrony,
– przybycia w celach humanitarnych związanych z interesem państwa lub zobowiązaniem międzynarodowym;
2. zezwolenia na pobyt czasowy wydanego cudzoziemcowi, który przebywa w Polsce nielegalnie.
W takim przypadku aby móc pracować należy ubiegać się o wizę pracowniczą.
W zezwoleniu wskazuje się pracodawcę, a także stanowisko, wymiar czasu pracy oraz najniższe wynagrodzenie – oznacza to, iż zmiana któregokolwiek z wyżej wymienionych powoduje, iż praca nie jest legalna.
W związku z tym, jeśli cudzoziemiec chce zmienić pracodawcę (stanowisko/wymiar czasu pracy itp.) musi ubiegać się o nowe zezwolenie. Istnieje kilka wyjątków od tej reguły, które opisane są niżej.
Zezwolenie na pracę ważne jest przez okres na jaki zostało wydane. Okres ważności wskazany jest w decyzji zezwalającej na pracę.
Zezwolenie wymagane jest bez względu czy zawarta zostanie umowa o pracę, czy cywilnoprawna pomiędzy cudzoziemcem a podmiotem powierzającym pracę.
Zezwolenie wydaje wojewoda właściwy ze względu na miejsce zamieszkania/siedziby pracodawcy.
 
Cudoziemcom którzy posiadają obywatelstwoo Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy można zarejestrowac tzw. “Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy” w powiatowym urzedzie pracy. Takie oswiadczenie uprawnia do wykonywania pracy nie-sezonowej do 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy.

Zezwolenia na pracę potrzebują cudzoziemcy spoza UE, przebywający legalnie w Polsce na podstawie:
– wizy,
– wizy Schengen lub innego dokumentu pobytowego wydanego przez państwo Schengen,
– zezwolenia na pobyt czasowy w Polsce (istnieją wyjątki, opisane poniżej)
– ruchu bezwizowego, o ile przepisy o ruchu bezwizowym przewidują zatrudnianie cudzoziemców.
-na podstawie złozonego wniosku na pobyt czasowy
Kto może pracować w Polsce bez pozwolenia na pracę?
Bez zezwolenia mogą pracować cudzoziemcy, którzy:
– mają nadany status uchodźcy w Polsce,
– otrzymali w Polsce dodatkową ochronę,
– otrzymali zezwolenie na pobyt stały (opisane w osobnym artykule),
– otrzymali zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE,
– korzystają z tymczasowej ochrony,
– objęci są pomocą humanitarną,
– są obywatelami państw UE lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego, albo członkami ich rodzin
– są ofiarami handlu ludźmi,
– posiadają zezwolenie na pobyt czasowy wydane na podstawie małżeństwa z obywatelem polskim, lub cudzoziemcem posiadającym zezwolenie na pobyt stały/rezydenta długoterminowego UE, a także status uchodźcy, dodatkową/czasową ochronę udzielone mu w Polsce,
– złożyli wniosek o wydanie zezwolenia na pobyt czasowy wraz z kompletem dokumentów dotyczących zezwolenia na pracę, o ile wcześniej mieli prawo do pracy bez zezwolenia,
– posiadają ważną Kartę Polaka,
– prowadzą szkolenia, biorą udział w stażach zawodowych, wykonują funkcję w ramach organizacji UE oraz innych międzynarodowych programów pomocowych,
– są nauczycielami języków obcych,
– pracują do 30 dni w roku jako badacz lub artysta,
– są studentami studiów stacjonarnych w Polsce na podstawie wizy,
– są studentami wewnętrznego systemu szkolenia uniwersytetów w Polsce, o ile posiadają zezwolenie na pobyt wydane na tej podstawie,
– są absolwentami polskich szkół ponadpodstawowych oraz studiów,
– kwalifikują się na mocy układu o stowarzyszeniu pomiędzy UE a Turcją,
– należą do innych grup, takich jak personel wojskowych sił zbrojnych, korespondenci zagranicznych mediów, duchowni.

– wykonania instalacji, konserwacji i naprawy dostarczonego sprzętu, maszyn, konstrukcji, jeżeli ten zagraniczny pracodawca jest ich producentem,
– odbioru zamówionych maszyn, konstrukcji, innego sprzętu, wyprodukowanych przez polskiego producenta,
– szkolenia pracowników polskiego odbiorcy maszyn, sprzętu, konstrukcji z zakresu ich obsługi i użytkowania,
– montażu, demontażu, obsługi stoisk wystawienniczych, jeżeli wystawcą jest zagraniczny pracodawca.
Powyższa lista zawiera ogólne informacje dotyczące prawa do pracy bez zezwolenia oraz zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia dla niektórych grup cudzoziemców. W celu uzyskania bardziej szczegółowych informacji należy skontaktować się z urzędem wojewódzkim!

– zezwolenie typ A – cudzoziemiec wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie, zawartej z pracodawcą mającym siedzibę w Polsce,
– zezwolenie typ B – cudzoziemiec, który w związku z pełnieniem obowiązków prezesa/członka zarządu spółki przez ponad 6 miesięcy w przeciągu kolejnych 12 miesięcy, przebywa w Polsce,
– zezwolenie typ C – cudzoziemiec wykonuje pracę dla zagranicznego pracodawcy i jest delegowany do Polski w celu wykonywania pracy w oddziale tegoż pracodawcy na okres przekraczający 30 dni w roku kalendarzowym,
– zezwolenie typ D – cudzoziemiec wykonuje pracę dla zagranicznego pracodawcy, który nie ma zorganizowanej działalności w Polsce (oddziały itp.), w celu realizacji usług eksportowych,
– zezwolenie typ E – dotyczy wszelkich sytuacji, które nie dotyczą zezwoleń typ A-D

Zezwolenie na pracę wydaje wojewoda właściwy ze względu na miejsce zamieszkania/siedziby pracodawcy.
To pracodawca składa wniosek o zezwolenie na pracę cudzoziemca.
Wniosek musi być przedstawiony w oryginale. Dokumenty załączone do wniosku również powinny być przedstawione w oryginale lub potwierdzone za zgodność z oryginałem (przez pracownika urzędu wojewódzkiego podczas składania kopii, gdy przedstawiliśmy oryginał do wglądu lub przez adwokata/radcę prawnego będącego pełnomocnikiem w sprawie) – nie dotyczy to oczywiście dokumentów tożsamości: dowodów osobistych i paszportów (w takim przypadku przedstawia się jedynie kopie z oryginałem do wglądu).
Dokumenty w języku obcym muszą być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.
W trakcie postępowania inspektor może wezwać pracodawcę do przedstawienia dodatkowych dokumentów. Bez względu na rodzaj zezwolenia należy przedstawić:
– wniosek o pozwolenie na pracę cudzoziemca,
– kopię „zapisanych” stron paszportu cudzoziemca (oryginał do wglądu)
– dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań niezbędnych do wykonywania zawodu wymagających zgody odpowiedniego organu (np. dotyczy zawodów regulowanych)
– dokumenty potwierdzające poniższe, jeżeli cudzoziemiec takowe posiada:
– potwierdzenie legalnego pobytu w Polsce w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku,
– potwierdzenie ukończenia szkoły lub studiów w Polsce, innym kraju UE, EOG lub Konfederacji Szwajcarskiej w ciągu 3 lat poprzedzających złożenie wniosku
– dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań określonych w odrębnych dokumentach niezbędnych do rozpatrzenia wniosku,
– oryginalne pełnomocnictwo dla osoby składającej wniosek (jeżeli pracodawca działa przez pełnomocnika)
– potwierdzenie dokonania opłaty za wniosek, na której należy wskazać:
– nazwę i adres pracodawcy,
– informację, czy pracodawca składa wniosek o nowe zezwolenie, czy przedłuża obecne
– imię i nazwisko cudzoziemca, dla którego złożono zezwolenie.
Pozostałe dokumenty zależne są od rodzaju zezwolenia, opisano poniżej.

– w przypadku gdy pracodawcą jest:
– osoba prawna należy załączyć wyciąg z KRS, rejestru przedsiębiorców lub innego rejestru,
– osoba fizyczna należy załączyć kopię dowodu osobistego lub paszportu
– spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) należy przedstawić kopię umowy spółki,
– spółka akcyjna (s. a.) należy przedstawić kopię aktu notarialnego fundacji spółki,
– informację starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy.
Uwaga! Kwota wynagrodzenia wskazana w umowie z cudzoziemcem nie może być niższa, niż wynagrodzenie pracownika wykonującego podobną pracę lub na podobnym stanowisku.
W przypadku zatrudnienia cudzoziemca na umowę o pracę wynagrodzenie nie może być niższe aniżeli wysokość płacy minimalnej (oczywiście obliczone stosunkowo do wymiaru czasu pracy), a w przypadku zatrudnienia na umowę cywilnoprawną nie może być niższe niż minimalna stawka godzinowa, wskazane w Rozporządzeniu Rady Ministrów.

– dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny oraz formę lub charakter prowadzonej działalności zagranicznego pracodawcy wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski
– kopia zeznania podatkowego od kwoty dochodu lub straty poniesionej przez podmiot powierzający pracę, płatnika podatku dochodowego od osób prawnych w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku
– informacja o stanie zatrudnienia podmiotu powierzającego wykonywanie pracy
Aby wojewoda wydał zezwolenie typ B, pracodawca musi spełnić następujące warunki:
– w roku podatkowym poprzedzającym złożenie wniosku uzyskał dochód nie mniejszy niż 12-krotność średniego miesięcznego wynagrodzenia w tym województwie w trzecim kwartale roku poprzedzającego złożenie wniosku – informacje o jego wysokości można uzyskać w urzędzie wojewódzkim;
– zatrudnia na czas nieokreślony na pełny etat, co najmniej 1 rok przed złożeniem wniosku, co najmniej 2 pracowników, którzy nie wymagają pozwolenia na pracę (np. obywatele polscy),
– udowodni dostępność funduszy lub realizację działań, które pozwolą w przyszłości spełnić warunki określone wyżej, w szczególności realizację działań przyczyniających się do wzrostu inwestycji, transferu technologii, wprowadzania przydatnych innowacji lub tworzenia miejsc pracy.
Uwaga! W przypadkach uzasadnionych sytuacją na rynku pracy, wojewoda może, ograniczyć zakres pracy wykonywanej przez cudzoziemca związanych z zarządzaniem i reprezentacją na podstawie zezwolenia typ B.

– dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny oraz formę lub charakter działalności prowadzonej przez zagranicznego pracodawcę (tj. zagraniczny odpowiednik wyciągu z KRS),
– odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub innego właściwego rejestru lub z rejestru działalności gospodarczej właściwego dla zagranicznego pracodawcy lub podmiotu związanego z umową o długoterminowej współpracy z zagranicznym pracodawcą,
– list delegacyjny od zagranicznego pracodawcy wskazujący nazwisko pracownika delegowanego do pracy w Polsce oraz stanowisko i miejsce pracy,
– kopia umowy o długoterminowej współpracy między polskim pracodawcą a pracodawcą zagranicznym.

– dokument z właściwego rejestru potwierdzający status prawny oraz formę lub charakter działalności prowadzonej przez zagranicznego pracodawcę (tj. zagraniczny odpowiednik wyciągu z Krajowego Rejestru Sądowego),
– list podróżny wystawiony przez zagranicznego pracodawcę, wskazujący nazwisko pracownika wysłanego do pracy w Polsce oraz stanowisko i miejsce pracy,
– kopia umowy, na podstawie której usługa jest świadczona w Polsce (lub jej fragment), wskazująca przedmiot obowiązków zagranicznego pracodawcy lub oświadczenie zagranicznego pracodawcy określające ten przedmiot, jeżeli umowa nie została jeszcze zawarta, a pracodawca zagraniczny prześle kopię odpowiedniego fragmentu umowy niezwłocznie po jej zawarciu,
– załącznik do wniosku o zezwolenie dotyczące PKD (Polskiej Klasyfikacji Działalności) spółki i statusu zatrudnienia w niej.

– załącznik do wniosku o zezwolenie dotyczące Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) firmy i statusu zatrudnienia w tym przedsiębiorstwie,
– dokument z odpowiedniego rejestru potwierdzający status prawny oraz formę lub charakter działalności prowadzonej przez zagranicznego pracodawcę (tj. zagraniczny odpowiednik wyciągu z KRS),

Aby wojewoda wydał zezwolenie na pracę typ C-E, pracodawca musi spełnić następujące warunki:
– warunki zatrudnienia nie będą mniej korzystne niż wynikające z Kodeksu Pracy i innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników,
– wysokość wynagrodzenia należnego cudzoziemcowi za wykonywanie pracy nie będzie niższa niż 30% średniego miesięcznego wynagrodzenia w województwie ogłoszonego przez Dyrektora Głównego Urzędu Statystycznego (informacje te można uzyskać w Urzędzie Wojewódzkim),
– pracodawca zagraniczny wskazuje osobę zamieszkałą w Polsce, która posiada dokumenty potwierdzające wypełnienie obowiązków określonych wyżej oraz jest uprawniona do reprezentowania pracodawcy przed wojewodą i innymi organami, np. inspekcją pracy, jeżeli okres delegacji cudzoziemca przekracza 30 dni w roku kalendarzowym.

Zezwolenie wydawane jest w formie decyzji administracyjnej, w trzech egzemplarzach. Jeden egzemplarz pozostaje w urzędzie wojewódzkim, dwa otrzymuje pracodawca – jeden dla siebie, drugi przekazuje cudzoziemcowi dla którego zostało wydane to zezwolenie.
Ważność zezwolenia na pracę
Zezwolenie na pracę ważne jest przez określony czas, wskazany w decyzji, ale nie dłuższy niż 3 lata. W przypadku cudzoziemców pełniących funkcje w zarządach firm zatrudniających powyżej 25 osób, w chwili ubiegania się o zezwolenie wojewoda może wydać zezwolenie na okres nieprzekraczający 5 lat.
Chociaż ustawa określa maksymalny czas, na jaki można wydać zezwolenie na pracę, wojewoda może skrócić zarządzeniem okres maksymalny, na jaki zezwolenie na pracę w danym województwie są wydawane. Tak więc okres ważności zezwolenia może być różny w różnych województwach.
W województwie mazowieckim zezwolenie typu A wydawane jest zwykle na okres do 12 miesięcy, a przedłużenie zezwolenia jest na okres nieprzekraczający 2 lat (istnieją wyjątki od tej zasady).

Wojewoda cofnie zezwolenie na pracę w przypadku poniższych sytuacji:
– okoliczności lub dowody na podstawie których wydano zezwolenie, uległy zmianie, a wojewoda nie został o tym fakcie poinformowany,
– powód udzielenia zezwolenia na pracę został rozwiązany (np. umowa o pracę z cudzoziemcem została rozwiązana, pracodawca zbankrutował itp.),
– cudzoziemiec przestał wykonywać pracę w ciągu 3 miesięcy od daty uzyskania zezwolenia, lub zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed wygaśnięciem zezwolenia, bez zgody pracodawcy,
– pracodawca nie wypełnił swoich obowiązków związanych z wnioskiem o zezwolenie na pracę i zatrudnieniem cudzoziemca,
– brak pozwolenia innego organu, od którego zależy zdolność do wykonywania określonej pracy,
– dane obcokrajowca znajdują się na liście cudzoziemców, których pobyt w Polsce jest niepożądany.

W związku z wnioskiem o zezwolenie na pracę na pracodawcę nakładane są pewne obowiązki. Należą do nich w szczególności:
– informowanie cudzoziemca o etapach procedury wydawania zezwolenia na pracę i innych zdarzeniach mających wpływ na tę procedurę,
– należyta staranność przy postępowaniu w sprawie wydawania i odnawiania zezwoleń na pracę dla cudzoziemca,
– utrzymanie warunków umowy z cudzoziemcem, zgodnie z opisem we wniosku o zezwolenie na pracę,
– zawarcie umowy w formie pisemnej i przetłumaczenie jej na język zrozumiały dla cudzoziemca przed podpisaniem,
– przekazanie pracownikowi 1 egzemplarza zezwolenia na pracę, umowy i innych dokumentów związanych z zatrudnieniem,
– poinformowanie wojewody, że cudzoziemiec nie rozpoczął pracy w terminie 3 miesięcy od rozpoczęcia zezwolenia, oraz zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem ważności zezwolenia na pracę
– informowanie wojewody o zmianach w wielkości czasu pracy wykonywanej przez cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę.
Jeżeli zostanie stwierdzone naruszenie powyższych obowiązków, pracodawca niezwłocznie musi dopełnić tychże obowiązków.
Uwaga! Pracodawcom, którzy nie wypełniają obowiązków związanych z zatrudnieniem cudzoziemca, grożą kary (od 3 do 5 tys. zł).

Wojewoda odmówi wydania zezwolenia na pracę, gdy pracodawca:
– podał nieprawdziwe informacje we wniosku, użył fałszywych dokumentów, zeznał nieprawdę,
– nie spełnił warunków określonych w przepisach prawa niezbędnych do uzyskania zezwolenia,
– został uznany za winnego na podstawie prawomocnego wyroku za przestępstwo związane z nielegalnym zatrudnieniem cudzoziemca lub działa w warunkach powrotu do przestępstwa (recydywa)
– popełnił przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących płatną pracę,
– popełnił przestępstwo przeciwko prawdziwości dokumentów,
– popełnił przestępstwo handlu ludźmi,
– nie dopełnił obowiązków związanych ze złożeniem dokumentów dotyczących zezwolenia na pracę i zatrudnieniem cudzoziemca,
– zwraca się o zezwolenie na pracę dla cudzoziemca który:
– nie spełnia wymagań kwalifikujących lub innych, w przypadku zawodów regulowanych,
– w związku z przedstawieniem zezwolenia na pracę został ukarany za przestępstwo przeciwko autentyczności dokumentów,
– znajduje się na liście cudzoziemców, których pobyt w Polsce jest niepożądany.

Zezwolenie na pracę pozostaje ważne, gdy:
– pracodawca zamierza powierzyć cudzoziemcowi pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, której łączny okres nie przekracza 30 dni w roku kalendarzowym,
– zmieni się lokalizacja firmy lub miejsce zamieszkania, nazwa lub forma prawna działalności pracodawcy, a także przejęta zostanie firma pracodawcy lub jej część przez innego przedsiębiorcę,
– przeniesione zostanie przedsiębiorstwo lub jego część do innego pracodawcy,
– zmieni się osoba reprezentująca pracodawcę, posiadająca dokumenty potwierdzające pełnienie określonych obowiązków i upoważniona do reprezentowania pracodawcy przed wojewodą i innymi organami państwowymi, jeżeli okres delegacji cudzoziemca przekracza 30 dni w roku kalendarzowym,
– nastąpi redukcja godzin pracy przewidziana w umowie z cudzoziemcem na okres nie dłuższy niż 6 miesięcy i nie dłuższy niż pół pełnego dnia roboczego, przy jednoczesnym proporcjonalnym obniżeniu wynagrodzenia,
– cudzoziemiec nie otrzyma pracy w ciągu pierwszych 3 miesięcy od uzyskania zezwolenia lub przerwie pracę na okres do 3 miesięcy, pod warunkiem, że stało się to z uzasadnionego powodu i zostanie uzgodnione z pracodawcą.
UWAGA! Zmiana miejsca pracy na okres dłuższy niż 30 dni w ciągu roku kalendarzowego wymaga nowego wniosku o pozwolenie na pracę.
We wszystkich przypadkach pracodawca jest zobowiązany do niezwłocznego pisemnego poinformowania o zmianach wojewodę, który wydał zezwolenie. Pismo powinno zawierać także informację, iż warunki konieczne do wydania zezwolenia pozostają spełnione.

Aby odnowić zezwolenie na pracę, pracodawca musi złożyć wniosek o przedłużenie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca. Wniosek należy złożyć nie później niż 30 dni przed datą wygaśnięcia aktualnego zezwolenia na pracę.
Do wniosku o przedłużenie zezwolenia na pracę dołącza się:
– dokumenty wymagane do uzyskania nowego zezwolenia, o ile okoliczności, które posłużyły za podstawę do wydania poprzedniego zezwolenia na pracę, uległy zmianie,
– dowód uiszczenia opłaty skarbowej,
– umowę o pracę, na podstawie której wykonano pracę w okresie poprzedniego zezwolenia.
Jeśli pracodawca zdecyduje, że cudzoziemiec jest uprawniony np. do awansu, to przed otrzymaniem kolejnego zezwolenia typ A musi uzyskać informację starosty dotyczącą nowego stanowiska, na którym miałby pracować cudzoziemiec.